常用公文知识
1、公文的写作方法：1、分清写作文类：l指挥性：如命令、指示、决定、批复。 l规范性：如规章、条例、规定等。 l报请性：如请示等。 l通知性：如公告、通知等。 l记录性：如会议记录等。 l报道性：新闻稿、宣传稿。2、写作要求：l意思明确——明白无误，让人一目了然。 l文理通顺——流畅表达，又显示写作水平。 l观点正确——有道理，不搞歪理。 l实事求是——真实，不掩饰，不夸张。l及时迅速——讲效率，讲效益，不拖拉误事。 l简明生动——增加可读性，防白话、套话、干巴巴。 l层次分明——有先有后，段落清晰，不转圈。 l标点规范——正确运用，不要一逗到底。 l格式适宜——不同文种用不同格式。3、写作程序：l明确写作主旨——给写作定位，目的？写什么？文种？怎么写？ l收集信息资料——供写作参考，需要哪些？ 怎么收集？如何整理？l拟定结构提纲——搭写作框架，通盘安排， 强化要点，有详有简。 l完成正文草稿——填写作内容，按照提纲一 步步充实内容，加工成章。 l认真修改检查——定写作终稿，反复推敲斟酌，直至满意。 4、写作内容：l有事而发，言之有物。 l目的明确，为了解决某件事。 l内容真实，不能虚拟。 l内容实在，主要内容有： ü标题 ü收件单位或个人 ü正文、导语、主体 ü结束语 ü附件或说明 ü落款、日期
2、文件的制定：1、文件的概念：文件一般指法定机关、单位印发的，用来处理公务活动，并具有特定格式的书面文字材料。 2、文件的格式：公司文件格式固定，通常由以下几部分组成： 文 件 头 目 的 适用范围 责 任 者 正 文文件头：文件头须反映出文件的题目、编号、起草、审核、审批、密级、颁发部门、分发单位、日期等文件基本信息文件题目的拟定要注意以下两点： 文件题目必须体现出文件的文种 如：《文件管理制度 》、《考勤管理规定》 文件的题目要简洁明了，对文件内容进行高度概括，不能模糊不清、艰涩难懂。 文件的密级分为三个等级，即绝密、机密、秘密。 绝密：文件内容仅限总经理或总经理界定的专人 掌握。 机密：文件（部分）内容仅限总经理、相关部门 经理或个别员工掌握 。 秘密：文件内容需要一般员工掌握，并要求其认 真执行。 适用范围：即该文件适用于哪些范围或应用领域。必要时还应说明不适用的范围和应用领域。 适用范围可以从业务领域界定，也可以从适用人员领域界定。 3、正文是文件的内容部分。 文件按其内容分为若干层次，其编号采用如下形式：目的、适用范围、责任者、正文分别用一、二、三、四。 正文具体内容用1. 1.1 1.1.1‥‥ ‥ 依次逐步分层 4、文件格式的其它要求：•如果文件包含附件，在正文后须注明： 附件：档案借阅登记表（共1页，第3页） •文件最后要有签收人字样：即所有收到此文件的相关人员均须签名，并写上日期。 •所有文件采用A4纸打印，左侧装订
3、文件制订常犯的十类错误：1、文件格式不符合要求：主要表现：文件头、题目 、编码、页边距、行距、行与行之间位置、页 码、附件等不符合文件固定版式要求。 2、文件标题没有文种：主要表现：文件标题拟定随意，从标题中看不出该文件究竟属于制度，还是属于办法、规定等文种。 3、文件内容逻辑秩序不强：主要表现：文件内容想到哪，写到哪，文件从上到下没有层次，也没有分标题，从第1条开始罗列，内容不分主次，条理性太差。 解决办法：在制订文件之前，针对文件的内容，建议先列文件提纲/大标题，确定合理的提纲以后，再往提纲里填充内容。4、文件不经集中讨论签发：主要表现：文件起草部门在文件草稿制订以后，将草稿直接分发至相关业务部门，谁有意见直接写在草稿上，然后起草部门收回草稿文件，更有甚者，文件不经讨论，直接下发。 5、文件审核、审批程序不符合要求6、文件完善、修正不及时7、文件责任人界定不清8、文件制订过于集中在部门考核前两天9、部门、岗位定名随意。文件中出现的部门名称、岗位名称随意命名，有些同一个文件前后写的相关部门名称和岗位名称也不一样。10.文件学习不及时，执行不到位
4、常用应用文写法：1、通知：Ø标题：主要由发文机关、主要内容和文种组成。 Ø主送机关： Ø正文：正文包括通知的原由、通知芒儒商坑事项、通知要求三部分组成。通常用“特此通知”结尾。 Ø落款和日期：在正文右下方写明发文机关名称和发文日期。 Ø会议通知：正文要具体全面，一般包括：召开会议的机关名称、会议名称、会议起止时间、地点、会议内容和任务、参加会议的人员范围和人 数、报到时间及地点、与会人员须携带的文件材料和其它要求等内容。 Ø 任免通知：正文较为简单，一般由任免事由和任免内容两部分 组成。 任免内容要简明具体，任免人员的姓名、具体职务必须写清楚。 2、申请：u标题：由发文机关、事由和文种构成。 u正文：它包括 l请示的原由：请示的原因和理由。 l请示的事项：请示的事项必须明确、具体。 l结束语：通常用套语结束。如“当否，请示”“以上请示，请予审批”等。 u发文机关印章 u成文时间 3、会议记录：会议记录包括两部分： 第一部分是记录会议的组织情况，应写明： l会议的名称 l会议时间 l会议地点 l出缺席和列席人员 l主持人的姓名 l记录人的姓名 第二部分是会议内容，它包括 会议议题：也叫会议议项,如议项较多,可在每项前加序号。 会议发言：记录时要写明发言人的姓名和职务，记清 要观点。事例、解释、过渡语言可略。 会议决议：即会议决定通过的具体事项，是会议记录的核 心内容，因此要逐字逐句地详细记录。 如有不同的意见，也要在会议记录上反映出来。 会议结束，记录完了，就要另起一行写“散会”两个字。重要会议记录，要有主持人和记录人在正文结尾右下方签字。 4、总结：l标题：一般由单位名称、事由和文种组成。 l正文：它包括：前言：又称导语。这是总结的开头，要求简明扼要，直接入题。 l主体：这是总结的中心部分。一般应写明工作的做法 与成绩、经验或体会、问题或教训l结尾：没有统一固定的格式，可以自然收尾，可以提出问题、建议或口号，表明努力的方向。 下面重点谈一下主体部分l在做法与成绩中，一般应写明做了哪些工作，采取了什么方法，取得了什么成绩，尤其要注意选用哪些具有典型性的事例。 l在经验或体会中，应写明工作中哪些工作方法是成功的，有哪些值得重视的经验或体会。这是绝大多数总结（除了总结失误和教训的之外）的重点。 以上两部分，内容较丰富，一般都是结合在一起写。应注意处理好主次与详略。具有典型意义的经验、体会、做法可以多用些笔墨，一般的情况，点到即可。5、感谢信：l标题：在稿纸上方正中写上“感谢信”或“致XXX的感谢信”。 l称谓：写在标题之下，顶格书写对方单位名称或个人 姓名，后加冒号。 l正文：另起一行空两格，内容应包括 Ø交待写感谢信的缘由，主要叙述对方如何发扬风格， 团结协助，大力支持，从而帮助写信单位或个人克服困难，取得成绩。 Ø赞扬对方的好品德、好作风，并表示向对方学习的态度与决心。 Ø结尾：写上表示诚挚谢意与良好祝愿的话。如 “此致敬礼”、“再次表示诚挚的谢意”。 Ø落款：包括署名与日期。6、介绍信：Ø标题：在第一行居中写上“介绍信”三个字。 Ø称谓：在第二行顶格写明联系单位或个人的名称，称 呼后要加上冒号。 Ø正文：正文要另起一行，空一格写。内容要写明以下几点： l 要说明被介绍者的姓名、年龄、职务等。如果不是只有 一人还需注明人数l写明要接洽或联系的事项，以及向接洽单位或个人所提出的要求等。 l要在正文的最后注明本介绍信的使用期限。 Ø结尾：写上“此致敬礼”等表示祝愿和敬意的话。 Ø署名：出具介绍信的单位名称写在正文右下方，并署上介绍信的成文日期，加盖单位公章。