新手如何快速学习园林商务资料管理（2）

在园林景观施工中，商务资料的准备尤为重要，很多单位都面临着甲方不能及时回结算款，除了有甲方的原因外更多是单位自己的商务结算做得不到位，导致审核变慢。在行业里，资料员这个角色通常都是由刚毕业的大学生或工作经验尚浅的年轻人担当，对于工程系统本身经验缺乏，出现资料准备得不到位的情况比比皆是，这也是当前很多施工单位面临的真实现状。 如何避免这种现状了？除了寻找有经验的资料员外，我们更重要的是开展各项培训，教会他们学习的方法。 前面小编跟大家分享了新手资料员如何在施工前期掌握商务资料的学习，今天跟大家分享一下施工过程中资料员应该怎么开展工作？

项目团队及时沟通

1、项目团队每天开碰头会的时候，都需要针对三单展开详细的讨论，比如收方时间、参与人员、预估三单结算期间会遇到的难点、风险、能股提前展开的准备工作等等。资料员要及时提醒大家，展开话题。

2、项目团队成员必须办理鹩梏钔喔三单所需哪些原始资料（现场收方草签单、现场照片）有哪些、办理流程，需要的签字代表有哪些人，便于能股及时收集一手证据，整个团队都要对三单负责。资料员要想把商务资料做好，必须得到项目团队的全力配合，可以主动加强给团队成员的沟通和培训。

商务资料永远排在第一位

1、很多项目团队都觉得资料可以后补，只要留好了证据。但这是大错特错，只要是做过项目的人才知道因后补资料导致被扣掉多少钱的那种无奈和心痛。出现签证后资料员应以“签证及时上报”为第一任务。确保签证能月结月清。

2、内部审核及签字三单上报甲方之前，要负责资料检查，避免出现因为资料不全、资料错误，导致三单资料送审后被退回，耽误时间。资料上面都需要单位的技术负责人、项目经理等人签字，尽量不要着急代签，由项目经理等人自己签字最为稳妥。

3、积极跟踪进度资料上报给监理、甲方后，要跟踪三单的进展，遇到阻碍要及时汇报给领导，让其配合解决。

及时完成隐蔽工程资料报监

1、要及时按照监理单位的要求，报送隐蔽工程的资料，这部分资料不难但是工作量还是有的，处理一定要及时，如果拖拉的话会导致工作量积累太多，资料签字流程会变慢。

新增认价

1、尽量避免在施工中产生合同外的项目，若一定要产生的话，我们要在甲方认价工作完成后，拿到确认的签字资料后再开始施工，这样才能保证自己单位的合法权益。

2、认价谈判工作一般合同内有单价的资料员自己与成本交涉即可。若金额较大的，必须由项目经理主导和甲方成本去谈价，确保能够争取更大的利润

涉及第三方的签证资料

1、项目施工中，经常会遇到多个项目交叉施工，难免会有相互索赔的现象。比如垃圾清理、管道挖破、材料损毁等等。最好是涉事双方能够私底下协商处理，不影响资料进程。不通过甲方办签证，因为办理签证很可能拿不到钱。如果是涉及总包的签证，则可以利用对方的材料进行抵扣我方签证费用。

甲供材料管理

1、甲方材料进场后，要及时办理验收工作，准备好四方验收资料，该资料是后期结算需要的重要结算资料之一。

2、做好甲供材料的保护工作，若有多余的材料可以及时办理退还，否则可能被甲方提出索赔，就得不偿失了。

做好资料往来记录

1、项目上与甲方、监理的往来函件一定要做好收发文记录（尽管甲方资料员会做一份），一旦后期出现争议或者纠纷，收发文记录是很好的证据资料。