企业网盘使用案例分享

我目前是国内一家知名制造业公司的员工，之前公司采购企业网盘的项目就是我负责的，所以现在对企业网盘便有了相当的了解，想把这个过程分享给大家。之所以会有这个项目，那是因为公司有文件共享跟项目管理的需求，当然也是找过其他解决方案的，包括FTP服务器、CRM系统等。但是最终评估下来，我们选择使用企业网盘来解决公司需求。 相信很多企业CIO有过这样的亲身体会，公司花重金、耗费大量精力引进的信息化系统，由于使用技术门槛较高或者员工的心里抵触情绪，导致系统并没有按照预期在企业内部完全应用，更有甚者由于某些原因无法推进广泛使用使系统长时间闲置成为摆设，没有为企业带来根本性的效率提升。 通过评估，之所以最终选择企业网盘解决方案，首先是解决了基础的文件文件散乱、容易泄露等的安全问题，使得企业的文件得到了统一的安全管控。而基于文件的统一云存储实现的文件共享、文件同步协作功能以及简单易用的特性，能有效的提高工作效率。下面是一些使用的体验：

使用一：文件的集成管理，安全管控

1、研发文档、设计图纸、生产文档等资料是制造企业最宝贵的资产，目前很多公司内部搭建了FTP服务器，要求员工将重要资料上传并统一保存，但由于使用不方便以及员工上传资料自觉性不高，导致公司一直没有办法做到有效管理，重要资料散落在公司各个员工的电脑内，存在外泄、损坏或丢失的风险。

2、用了企业网盘后，就可以根据组织架构建立各部门的文件夹，从部门的角度进行文件的分类、统一存储和权限管控，比如（下图是组织架构的一个大概模型）：财务部：社保、公积金和人寿保险统计表等财务资料备份。综合部：行政通知、人才简历库等人事、行政文档备份；商标、信用认证、营业执照等公司资质资料备份；公司聚餐、团建等活动照片备份。销售部：以客户和时间命名的销售合同；存放产品资料的销售工具包等备份保存；客户年报报价单保存备份。

3、所以现在CIO可以通过企业网盘轻松地完成了企业的文件集中存储和管理。同步端可以无感知地实现文件收集，并且企业网盘可以将企业不同部门、员工的文件统一存放，集中管理，建立企业知识/数据库。

使用二：跨部门多人协作，办公效率高

1、其实我们制造企业整个业务运转流程包含了研发、设计、采购、库存、生产、销售和售后等一系列环节，跨部门、跨公司及跨地域的工作协作基本都是以文件形式。以前一般都是通过QQ或者是邮箱传输，偶尔还会快递硬盘或文件。经常会造成信息错乱、沟通不顺畅、资料外泄等，工作很容易由于信息不一致导致方向走偏，造成企业不必要的损失，沟通成本大大提升。

2、例如库存信息这份文件，这是需要不定时更新的，以往使用纸质文档进行记录，当采购想知道仓库里面还有多少原材料，就必须要找相关的负责人询问，沟通起来非常麻烦而且浪费时间。但是现在只需要在企业网盘下采购、库存、生产、销售部门之间的协作文件夹，然后把相关的人员都邀请进来，这样这个文件夹下面的人就都可以随时随地对里面的文件进行查看、修改编辑。比如管库存的同事数据有更新的时候，在电脑本地修改完就会自动同步更新这份文件，他还可以在文件的下方评论@给相关的销售人员，通知对方。随后在外地的销售同事手机客户端马上就会收到一条消息，就可以打开马上查看了。

使用三：外部协作，项目沟通效率高

1、一稍僚敉视个重大项目到了招投标时期，就经常需要销售经理、技术团队、标书制作团队还有一些外面的合作厂商来一起制作标书。而这个标书制作团队一般都是因为项目临时组成的团队。以往在标书制作过程中，会耘资诡拨组成临时讨论组，对某些问题进行讨论，标书的文件基本就是通过QQ或者邮件发送。这就会带来几个问题，一是标书制作过程中，是个不断修改和完善的过程，所以会有多个版本的产生，会存在版本丢失或者版本混乱的情况。另外讨论组里讨论的记录无法长时间保存，很可能在项目结束之后，讨论组就解散了，所有的讨论记录也就随之都不存在了。相信上面的这些问题每个参与过招投标的朋友都遇到过。

2、而有了企业网盘后，就可以在PC端新建一个以项目名称命名的“外部协作文件夹”，再把公司内部参与的人员以及合作方的员工一起邀请进来。实现这个外部协作文件夹下方所有文件的共享协作。外部协作文件夹的好处就是邀请进来的合作方的员工仅对这个文件夹有权限，而看不到我们公司内部的所有文件，保证了企业文件的安全。而且外部协作关系在项目结束后可以随时解除。

3、其次，企业网盘支持文件在线编辑，同时也支持多人编辑同一份文件。如果一份文件需要多人修改，为了防止同时编辑产生冲突，编辑之时可以先行将文件锁定，锁定期内其他人只能预览，无法修改文件，解锁之后其他人恢复文件正常操作。再次，项目成员可以在文件评论区完成工作沟通。企业网盘的协作交流机制是针对单一文件的离线式评论，这样的机制使得交流更加聚焦有效，交流内容与文件内容强相关，一份材料的讨论需要谁参与时直接在评论中@对方即可，不再像微信/QQ群组讨论充满干扰信息。除此之外，交流内容在平台永久保留，所有的交流信息都可在平台随时进行回溯。

小结：

1、除此之外企业网盘还有全球加速功能，可实现跨国文件高效传输。另外还有办公经常会用到的功能，比如审阅、在线编辑、移动客户端等的体验就不做详细介绍了，大家可以自行体验。对于制造企业来说，互联网+制造业是大势所趋。