Excel操作技巧大全：[20]提高录入速度6-10招

1、第六招--一次替换法。有时候我们在一张工作表中要多次输入同一个文本，特别是要多次输入一些特峋翔辫烊殊符号（如※），非常麻烦，对录入速度有较大的影响。这时我们可以用一次性替换的方法来克服这一缺陷： 　　先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母（如X。注意：不能是表格中需要的字母），等表格制作完成后，用"编辑替换"命令（或按Ctrl+H键），打开"替换"对话框（如图 4），在"查找内容"下面的方框中输入代替的字母"X"，在"替换值"下面的方框中输入"※"，将"单元格匹配"前面的"∨"号去掉（否则会无法替换），然后按"替换"按钮一个一个去替换（如果表格中确实需要字母x时，这样做就可达满足这要求。注意：此时鼠标最好选定在需要替换的单元格前面的单元格中，最好选定A1单元格。），也可以按"全部替换"按钮，一次性全部替换完毕（这样做表格中所有的x都被替换掉，且鼠标可以选定在任何单元格中）。

2、　第七招--快速复制法。有时后面需要输入的文本前面已经输入过了，可以采取快速复制（不是通常的Ctrl+C、Ctrl+X、Ctrl+V）的方法来完成输入： 　　①如果需要在一些连续的单元格中输入同一文本（如"砖混结构"），我们先在第1个单元格中输入该文本，然后用"填充柄"将期复制到后续的单元格中。 　　②如果需要输入的文本前面在同一列中前面已经输入过，当你输入该文本前面几个字符时，系统会提示你，你只要直接按下"Enter"键就可以把后续文本输入。 　　③如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同，可以直接按下Ctrl+'键就可以完成输入。 　　④如果多个单元格需要输入同样的文本，我们可以在按住Ctrl键的同时，用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格，然后输入该文本，再按下"Ctrl+Enter"键即可。

3、第八招--定义格式法。有时我们需要给输入的数值加上单位（如"平方米"等），少量的我们可以直接输入，而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。我们?quot;自定义"单元格格式的方法来实现单位的自动输入： 　　我们先将数值输入相应的单元格中（注意：仅限于数值！），然后在按住Ctrl键的同时，选取所在需要加同一单位的单元格，用"格式→单元格"命令，打开"单元格格式"对话框（如图 5），在"数字"标签中，选中"分类"下面的"自定义"选项，再在"类型"下面的方框中输入"#"平""方""米""，按下确定键后，单位（平方米）即一次性加到相应数值的后面。

4、第九招--定义词组法。对于一些经常需要输入的文本（如"建筑工程质量监督"），我认为，采取利用输入法的"手工造?quot;功能来实现比较好（此处以"五笔输入法"为例）： 　　启动"五笔输入法"，用鼠标右击状态条，选"手工造词"选项，打开"手工造词"对话框（如图 6），在"词语"后面的方框中输入词组（如"建筑工程质量监督"，最多20个汉字， 夹杂一些符号也可以），在"外码"后面的方框中输入"编码"（最好采用系统自动生成的外码，他符号该输入法的编码规则，便于记忆和使用），然后先后按"添加"和"关闭"按钮。以后可以象输入其他词组一样输入你自定义的词组。

5、第十招--零找碎敲法。下面这些方法与输入看起来没有直接的关系，但简化了对EXCEL的设置过程，自然也就提高了录入速度： 　　①大家知道，如果向EXCEL中输入位数比较多的数值（如身份证号码），则系统会将其转为科学记数的格式，为与我们的输入原意不相符，解决的方法是将该单元格中的数值设置成"文本"格式。如果用命令的方法直接去设置，自然很慢。其实我们在输入这些数值时，只要在数值的前面加上一个小"'"就可了（注意：该"'"必须是在英文状态下输入）。 　　②如果某个单元格中输入的文本一行容不下，我们在按住"Alt"键的同时，按下"Enter"键就可以快速强行让其转行。