提高企业会议管理的效率

1、首先是充分的会前准备。会议是需要精心准备的，即使对于非常紧急召开的临时会议，也是如此。准备会议备忘录，并提前发放给与会者，好让他们提前准备，如果讨论的内容是报告或是建议书，则应该附在备忘录的后边，一并提交给与会者。备忘录的内容应该至少包括：会议的议题、讨论的要点、要形成的结果、参会人员(如果他们相互之间不熟悉，应该附上简历)、会议时间以及会议预计召开多长时间等。

2、其次是具体且明确的目标，并且时刻记住会议目标。会议要讨论什么以及要达到什么结果已经明确的在备忘录中作了描述，会议组织者只需要让每一位与会者清楚地记着会议的目标，以及在讨论过程中，时刻围绕目标而进行讨论。许多会议失败就是因为没有明确的会议目标，或者在讨论中跑到了别的主题。这就要求会议组织者时刻将跑题的人员拉回到会议讨论的主题上，也要求与会者清醒的记住会议的目标。如果开会跑题的问题比较严重，则在会议一开始，就将会议目标写在白板的醒目位置，并郑重提醒与会者牢记会议目标。此外，会议目标应该是尽可能具体的表述，而非模棱两可的陈述。如果必要，可以在会前向与会者详细的解释会议目标的内容。如果与会人员不明白目标的准确指向，就自然会发生跑题的现象。

3、还有会议时间的选择。会议应该选在与会人员有充分时间和精力的时段，而那些使与会人员没有心思参会或在会上讨舅端魍蒗论的时间显然就不是理想的会议时间，如快要吃饭前、周末或是周一等(这些时间是目前大多数企业开会的主要时间)。吃饭前，与会人员饥肠辘辘、渴望早点吃饭，或是满脑子想的是吃什么;周末，与会人员会思考如何度过周末、如何参加早已约好的聚会或约会;周一，与会人员还没有从周末活动的兴奋中清新过来，或是周末的事物还没有处理完毕。因此上述三个时间都不是理想的开会时间，其他的时间都可以考虑作为会议时间。尤其是周四，被认为是最佳的讨论问题的时间。心理学家曾经做过试验，发现周四讨论问题更容易达成一致。同时会议应该严格遵守时间限制，比如说一个半小时结束，就应该控制在一个半小时之内，否则会让与会者产生会议没有终点的心理，因此讨论问题也会由于失去了时间的压力而变得不积极，而以后会议中，他们也会对会议时间置若罔闻，很难遵守了。