公务员公文写作基础常识简介（三）

第三章公文写作要则

第一节公文写作基本要求

公文是一种特殊的文章，写作过程中除要遵循文章写作通则外，还必须遵循一些特殊要求。

一、符合党和国家的路线、方针政策和法律、法规以及有关规定，具有合法性

(1)公文的内容必须符合党的基本路线和国家的宪法与法律，因为，它们是我们制定的一切宏观与微观决策的总依据和指导纲领。

(2)要符合本系统、本机关主管业务方面的方针政策和有关法规、规章。因为它们是制定本机关一切决策的直接依据，如果在公文中提出新的政策，应当加以说明。由于公文内容还要受其他多方面方针政策、法规、规章的指导与制约，所以还要加强横向联系，了解同层次有关系统、机关的重要决策并与之保持一致，以便在工作中相互协调与配合，避免相抵触。

二、实事求是、讲究实效

公文的制发必须符合客观实际，遵循客观规律，切合实际需要，讲求实效。

(1)公文写作有明确的目的性与针对性，从实际出发，反对形式主义与文牍主义。

(2)公文的内容务求符合实际，反映客观事物的本来面貌，提出切实可行的工作原则、方法，使公文具有真实性与可行性。

(3)公文写作必须及时迅速，以尽快地实现公文的效用。

三、主题明确、结构完整、格式规范

主题是作者通过公文表达的意图与主张，公文要求集中、鲜明、直接地表述主题。要一文一事，中心明确，令人一目了然。应围绕主题，合理安排正文结构，做到层次清晰，条理分明，紧凑有序，过渡自然。应当具备的组成部分一定要准确齐备，格式务必庄重规范，符合国家统一规定。

四、用语庄重严谨、简明通顺、平实得体

公文的语言表述，必须符合公文的性质、适用范围与行文目的以及作者的职权地位。要求:

(1)庄重严谨。庄重，指用语端庄持重，格调严肃，用以维护公文的权威性与有效性。严谨，指用语周密确切，无虚假错漏，语意明确，不出歧义，是非界限清楚，褒贬得当，符合实际，用以维护公文的准确性。

(2)简明通顺。简明，指用词精炼不繁，以简洁、明确的文字表述出丰富的内容，做到“言简意赅”。简洁明了地表述发文意图，以获得准确、快捷的办事效果。尽量选用概括性词语。利用附件压缩公文正文的篇幅，用图表简化文字表述。要字斟句酌，反复修改，使文字简洁凝练。通顺，即文字流利畅达，没有语病。

(3)平实得体。平实指语言平和，朴实自然，通俗易懂，直接、鲜明地表达作者意图。得体，指公文语言必须符合作者的职权范围、行文目的与特定的文种表达需要，恰当选择用语。上行文用语要尊重，使用敬语;平行文，使用谦词，创造良好的协商、合作氛围;下行文要用语郑重、准确，可适当地使用一些命令、告诫性词语:面向人民大众的公布性文章，强调通俗明白。

第二节行文规则

行文规则是控制公文行文对象、方向和方式等方面的有关规定。正如城市的交通管理规则一样，有效地规范着各种社会组织之间公文的有序运行，确保公文现行执行效用的顺利实现。

一、遵守行文规则的客观必要性

为确保公文迅速、准确地传递，避免行文紊乱，防止公文“旅行”，国家有关部门制定了控制行文数量及行文方向、行文方式的有关规定，这就是行文规则。

遵守行文规则的客观必要性:第一，加强对文件传递过程的控制，使文件的行文方向正确，传递速度合理，保证文件准确、快捷地到达目的地;第二，使机关之间相互行文有法可依、有规可循，以维护正常的行文秩序，防止行文紊乱;第三，加强对文件数量的控制，精简公文，简化手续，以提高机关行政管理的效率。

二、行文规则的基本内容

(1)根据机关之间的工作关系行文。各机关的组织系统、归属、职权范围，决定机关之间的工作关系，主要有4种类型，即同一组织系统中的上、下级机关间的领导与被领导的隶属关系;同一专业系统中上级主管业务部门与下级主管业务部门之间的指导与被指导关系;同一组织系统中同级机关之间的平行关系;非同一系统任何机关间的不相隶属关系。机关之间的工作关系决定公文传递方向，处于领导、指导地位的上级机关向被领导、指导的下级机关主送下行文;被领导、指导的下级机关应向上级领导、指导机关主送上行文;具有平行关系或不相隶属关系的机关之间相互主送平行文。

(2)选择适宜的行文方式，一般不得越级行文。行文方式是指机关之间公文传递的形式，分逐级行文、多级行文、越级行文和直接行文等多种。机关对外发文，应考虑需要和可能的条件，选择适宜的行文方式。

逐级行文。为了维护正常的领导关系，有隶属关系或业务指导关系的机关之间应基本采取逐级行文的方式，按逐级上报或下发文件，即只对直属上一级机关或下一级机关制发公文，如果需要，再由上一级或下一级机关转发。

多级行文。为加快公文传递，在必要时可采取同时向若干层级的上级机关或下级机关制发公文，包括直达基层组织和向人民群众公布。

越级行文。为了维护组织或专业系统中的合理分工和正常的工作秩序，防止工作上的脱节、被动或抵触，一般情况下避免越级行文。

直接行文。同级或其他不相隶属的机关之间相互行文时采用。行文不受系统归属与级别层次的制约。

三、正确选择主送机关与抄送机关

(1)正确选择主送机关。除普发性公文外，一件公文通常只选择一个主送机关，防止由于多头主送而贻误处理。除领导直接交办的事项外，一般不应将公文直接报送领导个人。

(2)正确选择抄送机关。属下列情况的，在向主送机关发文时，应同时抄送:一是对下级机关的重要发文应同时抄报直接上级机关;二是受双重领导的机关向上级机关请示，应明确主送机关和抄送机关，由主送机关答复;三是上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应抄送另一个上级机关;四是公文内容涉及有关机关的职权范围，需要取得配合时应向其抄送。如属下列情况，则不得抄送:一是请示在上报同时，不得向下级机关抄送;二是接受抄送的机关不得再向其他机关抄送;三是与公文办理无关的机关不得抄送。

四、坚持“党政分开”的原则

行政机关不得向党的组织发布指令性公文，也不得以行政机关名义向党的组织报告工作、请示事项。党政机关应在各自的系统内制发文件，应尽量减少联合发文。

五、联合发文时，作者应是“同级机关”

同级政府之间、政府各部门之间，上级政府部门与下一级政府之间，政府及其部门与同级党委、军队机关及其部门;政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位可以联合发文。

联合发文是以两个或两个以上的名义行文，联合行文的机关级别层次必须相同或相近。

六、行文前必须对有关问题协商一致

为维护政令一致，凡下行公文的内容涉及其他机关的职权范围时，必须就有关问题协商一致，否则不得以自己的意见各自向下行文。

七、严格控制公文数量，简化行文手续

机关行文必须注重实效，坚持少而精的原则，可发可不发的坚决不发;必须印发的要控制数量与范围。

简化行文手续，上下级各业务主管部门应尽量对口行文。经批准在报刊上全文发布的行政法规与规章可不再行文。发文机关应印制少量文本，供存档备查。

第三节公文写作的语言运用

一、公文的语言特点

公文语言的主要特点是:庄重、准确、朴实、精练、严谨、规范。

庄重——指语言端庄，格调郑重严肃。

准确——指语言真实确切，无虚假错漏，褒贬得当，语意明确，符合实际。

朴实——指语言平直自然，是非清楚，明白流畅，通俗易懂。

精练——指语言简明扼要，精当不繁，服从行文目的及表现主题的需要，当详则详，当略则略。

严谨——指语言含义确切，文句严谨，细致周密，分寸得当，忌模糊含混、语意多歧。

规范——指语句不仅合乎语法及逻辑原则，而且要合乎公务活动的特殊规范性要求。

在语词方面，用规范的现代书面语言，不用口语词、方言词、土俗语及生造语词等。公文除了以双音节词为主外，还常用一些单音节词、多音节的公文专用词和介宾词组、“的”字结构等。在语句方面，句子含义完整确切，具有较强的独立性，关键句脱离上下文不生歧义;过渡句少;一般都有表达公文主题的主题句;句子带有较多的限定性修饰词:泛指性无主句较多;“是……的……”形式的判断句较多，用以表达作者的见解、态度和解释。

公文的表达特点是议论、说明、叙述三种形式兼用，不同文种有不同的侧重。有较强的规范性，对同类对象使用的表达方式、式样、语句都相对固定;用现代汉语的书面形式作符号系统。

在修辞方面，追求准确鲜明，质朴平匀、精练顺达，反对含糊暧昧，繁冗堆砌，重内在美;修辞以消极修辞为主，重在选词炼句，慎用修辞格。

二、公文词语的选择

把握公文词语特点，根据行文目的及语言环境的需要，选取最贴切的词语。

1.认真辨析词语的确切含义，使词语的意义符合客观实际。汉语词汇量大，近义词多，语意既有差别，又有联系。因此，要使公文用语精当，必须认真辨析词语，避免造成表意失当或失误。

2.注意分辨词语的感情色彩，以正确表达作者的观点立场。

公文对事实的叙述要求客观准确，表明立场主张，要旗帜鲜明，因此要注意分辨词语的感情色彩，避免贬褒词义的误用。

3.注意词语声音与语调对词义的影响，以提高表达效果。

公文中使用音节匀称的词语往往可以加强气势，增强庄重严肃的色彩，容易上口，便于记忆。

4.注意词语间的正确搭配，遵循语言法则。

词语的搭配表达应合乎事理，合乎逻辑，符合语言习惯。

5.注意公文具体使用场合对词语风格的要求，维护公文的严肃性及强制执行性。

公文使用于正式、庄重严肃的场合，一般不用口语、谚语、歇后语、方言土语，以及带有调侃、诙谐意味及不够严肃郑重的词语。

6.注意针对公文具体收受对象的特点选用，以“有的放矢”，便于理解和执行。

公文收受对象的理解力以及与作者的关系不同，公文中的词语也有所不同。

7.注意根据公文中所涉及的人和事物的特殊性质选词，以获得鲜明直接的表达效果。

8.注意根据上下文的需要选词，以维护公文的完整有效性。

9.注意词语的规范性，以提高公文沟通的效果，扩大沟通的范围。

运用汉语书面词汇中的规范词语及公文的专用词、常用词，不使用不规范词语及简称。

三、公文语句的组织

1.对公文语句的基本要求

第一，含义明确、清晰、完整，便于准确理解，无歧义。

第二，句子搭配得当。

第三，句子成分完整。

第四，语序安排妥当。

第五，合乎事理。

第六，句式合理并力争有最佳表达效果。

2.语序的安排

要尊重语序的习惯性，注意事理的逻辑次序，以及语序的强制性及选择性。在公文中安排语序，常做如下处理:

第一，当要表达一组并列概念之间轻重、主次、强弱、大小、高低、多少之分时，应依次顺排或倒排;无这种分别时则按一定标准(如空间分布)分门别类排列。

第二，当一组概念表现由若干连续的动作、行为构成活动过程时，一般应按时间顺序排列。

第三，当以一组概念表现一个认识过程时，一般按由浅入深、由此及彼、由表及里的次序排列。

第四，当以一个语句反映因果关系时，一般按先因后果次序排列，只有特别申明或突出表现原因时，才先讲结果再讲原因。

第五，当将语句中的一些成分提前或后置不违反语法规则，不改变语意，但有利于提高表达效果时，应以此为修辞手段。如定语、状语、谓语的提前。

第六，当由于语句中的几个成分相互关系不明而出现歧义时，可通过改变语序消除歧义。

3.句式的选举

在公文写作中以下几组句式的选择与调整具有一定的规律性。

第一，主谓句与非主谓句。公文要求高度准确，因此多用主谓句。非主谓句中多用无主语句，由于公文有定向表述的特点，一些意愿(禁止，希望等)的发现者和情况问题的发现者不言自明，一旦由其作主语，可以省去。公文中的祈使句以无主语句为主。

第二，主动句与被动句。在公文中兼而有之，如果强调动作、作为的发生者，用主动句:反之，采用被动句。主动句中，常以“将”字换“把”字，使语言更庄重、正规。

第三，长句与短句。公文中阐发道理，说明事物性质、状态、叙述复杂或精细的事物，用长句;表示命令、要求和希望，用短句。

第四，完全句与省略句。在公文中完全句是主要的，有时在为使语言简洁而又不会对语义造成伤害的情况下使用省略句。

第五，紧密句与舒缓句。紧密句简洁有力，有助于突出句中的某一个重点:舒缓句感染力强，有助于表明几层意思，突出几部分重点。公文中紧密句多，舒缓句主要用于会议文件。

第六，单句与复句。公文中多用单句，便于理解执行;一旦被表述的事理过于复杂，也用复句。

四、公文中若干事物和概念的特殊表达要求

1.时间的表述

第一，除了不必或不允许(如保密的需要)精确表达之外，必须确切地表达时间，要完整地标明年、月、日，特殊时需要标出时、分。

第二，避免使用“今年”“明天”“本月”、“即日”等需借助其他时间概念才能准确理解的时间代词。

第三，禁止使用“上月以前”、“去年之后”等一类不易划定界线的词语。

第四，年份一律使用全称，如1985年不得写成85年，如需有关历史年号时，先写公历年份，再写历史年号置于括号内。

2.空间的表达

第一，表示地方的专用名词中，城市、地区、县、乡等名称第一次出现在文中时，如属于国外的应冠以国别，属于国内的应冠以所属省、自治区、直辖市的名称。

第二，所有国名、地名均应使用国家公布的标准名称(包括标准译名)，一般不使用别称，国内地名不用简称。

第三，除出于特殊需要(如保密等)或表达对象在文中无重要和必要意义时之外，公文中的空间概念大都需精确表达。

第四，慎重使用表示处所的代词(这里，那里等)以防止误解或费解。

3.职务、姓名的表达

第一，各种职务、姓名应用全称。

第二，当一个人物担当多种职务时，只列出与文件内容有关的。

第三，列出一个人物的两个或两个以上职务时，国内的应按先党内、后党外，由大到小排序，国外的应尊重对方习惯或双方的需要。

第四，国外人士的姓名、职务应以新华社公布的标准译名为准，如无标准译名应注意在所有有关文件中使用同一译名，译名之后一般应用圆括号注明其外文名称。

第五，若干人物的姓名需同时并列出现在文件中时，应按一定标准排序。如职务高低、姓氏笔画、姓氏字母的规定顺序、与事情相关的程度、归属(属何国、何单位)等均可构成排序的标准。

4.数量的表达

第一，除在特殊情况下(如无必要或不具备条件)使用约数、概数外，公文中的数目概念应用确数(0至无穷数的基数、整数前加“第”字的序数，以数学用语“几分之几”和“百分之几”表示的分数、整数后加“倍”字的倍数)表示。

第二，表示增加时用倍数或分数，表示减少时则只用分数而不用倍数。如:可以说“增加了二倍”而不能说“减少了二倍”。

第三，在“增加、提高、上升、扩大”或“减少、降低、缩小”等词语后面有“到、至、为”等字样的句式，与后面带“了”或不带“了”字的句式相比，其语义差别很大，在使用时务必不要错用。

第四，若需用“以上”“以下”等词表示数字分界时，为使界限的划分清晰准确，应以各种方式注明本数是否包含在内。

第五，注意数词“两”的使用。“两”不能作序数词，也不能用以表达没有零头的多位数(如，不将“十二”说成“十两”，而有零头的“二万五千里长征”却可改称“两万五千里长征”)。

第六，名量词中的度量衡单位必须使用国家法定计量单位和国家公布的中文名称。如文中必须出现历史上使用的、外国使用的或地方性的单位(如石、斗、英寸、磅、普特等)时应折算成国家法定计量单位并加以说明。

第七，使用复合量词(如人次、秒立方米等)时，如词语是不常使用的，应加注简要的说明。

第八，表示数量时一般应使用阿拉伯数字，特殊情况下用汉字。同一文件中同类数量的表示方法应前后一致。

5.范围的表达

在现代汉语中，表达范围是通过词语实现的。表示全部或部分的词语，分别为一些副词、数量词以及名量词的重叠形式。如“所有、一切、全部、凡、凡是、每一个、任何一个、总共、完全、统统、人人、个个”等就可用于表示全部。而“有些、若干、有的、一些、部分、大部分、绝大部分、小部分、少数、多数、大多数、绝大多数、几乎全部、一半、接近半数、百分之几”等则用于表示部分。在使用上述词语时应注意:

第一，当事物是被全面肯定或全面否定时，才能用表示全部的词语，稍有保留或无法最终确定时只能用表示部分的词语。

第二，公文中表示部分时，常要求精确，此时应使用词义精确的词语，如百分比等。

第三，不能在一个语句中同时出现表示全部或部分的词语。

第四，前后句子中出现的表示范围的词语不能自相矛盾。

6.程度的表达

表示程度的成分往往构成公文中的关键性部分，表达不当就会造成失实、失误。

公文中表达程度的关键是选用各种副词、代词等词语。“很、极、太、最、更、更加、极其、非常、尤其、十分、过于、越发、特别、略微、稍微、比较、颇、多、多么、何等、大致”等副词，“这么、怎么、这样、如何、如此”等代词都可以表示程度，可在被说明对象的前、后和中间起各种修饰、限制、补充的作用，以表示这些对象所达到或所应达到的水平、限度。选用这些词语时应注意与客观状况、客观需要符合，切不可避轻就重，也不可避重就轻，务求恰到好处。

在公文中常需对肯定或否定的程度加以表述，要注意把握分寸。作这种表达时，大都是直言式的，不含糊其辞，不绕圈子，不搞旁敲侧击。当然这并不排除在特殊场合(如在平行文、上行文中商洽、探询有关问题时)对自己方面的意见以委婉一些的提法说出，注意留一定的余地。

7.语气、情态的表达

第一，陈述语气。公文中的基本语气是平直而坚定不移的陈述语气，以有效地叙事说理。在特殊需要的情况下还以换词或变更句式等形式加重或缓和这种语气，以示强调或委婉。用双重否定句表示肯定就有助于加重语气。

在语句中加一些副词可使陈述句语气和缓，可用来表示委婉或推测。

第二，祈使语气。公文中常表达一些主张，要求对方做某些事情或制止、禁绝做某些事，用祈使语气。其中表示命令、训诫的，语气强烈;表示主张的语气稍缓，有劝慰、商洽、盼望的区别。

公文中的祈使常用“请”、“希望”、“要求”、“必须”等词语，“凡……都要”、“所有……都必须”等句式表示。

第三，疑问语气。公文中有时需要提出一些疑问请对方回答、征询意见和反映，有时还自问自答，用疑问语气。

第四，感叹语气，常用于表示强烈态度、立场或需要表现较强感染力的地方。