写邮件有哪些注意事项及意见和经验分享

1、新建邮件，回复邮件或全部回复。新建的话，在outlook最左上角的按钮就是。如果收到别人的邮件后需要回复，可以在上面点回复或者Ctrl+R(代表Reply)。如果收到的邮件还抄给了其他人，你需要回复给所有人，可以点全部回复或者Ctrl+Shift+R。这里需要注意的是，回复和全部回复要根据具体情况来决定。就算是回复，有时候也需要添加抄送人，例如，你请其他部门的同事协助处理一件事儿，他不回复你。你催他时，就可以抄送他的领导。还有全部回复，有的时候不需要让一个人知道的事情，就可以从抄送列表里删除。

2、新建邮件的话，我的习惯是先写标题，然后写正文，最后再写收件人和抄送人。先不写收件人的好处是，防止邮件写一半时因为误操作而将邮件发送出去。但将标题写出来的好处是，提醒自己这封邮围泠惶底件是干啥的……还真的有可能写到一半不知道这封邮件是干什么的呢。说到这里，就有邮件标题的撰写讲究了。我工作中会收到些将正文写到标题里的，一大段，看得郁闷死了。我觉得，简明扼要的把邮件的主题表达出来即可，不要超过20个字。

3、正文。邮件不同于打电话，可以嘻嘻哈呈，这是正式文档，我建议使用书面语，而且要简明扼要。最好是根据需要分成几段，层次鲜明些。邮件不要太长，超过300字的邮件，我就没有耐心去读了。

4、关于签名。Outlook可以根据需要设置不同的签名，例如，正式邮件中的完整签名，熟人之间的简洁签名等。签名可以从几个地方设置。比较方便的是打开一封邮件或新建一封邮件，在上方就有签名按钮。点开，可以选择该邮件使用哪个版本的，或者新建一款签名。我的意见是，创建2~3款，根据需要切换。切换的方法，除上在上方选择，还可以在签名区域点右键，从弹出的对话框中迅速选择。

5、重要邮件添加小红旗。如果你的这封邮件比较重要，需要对方优先处理，可以在工具栏里点中“重要性－高”按钮。这样，对方打开邮箱后，就知道应该先处理你的邮件了。

6、关于附件。忘记添加附件是几乎所有人都发生过的失误，甚至总裁级别的。所以，最安全的，就是在写好正文后，添加收件人之前，把附件添上去。当然了，能在写正文之前就添加是更好的，只是，我们经常需要在写文件过程中修改附件。如何添加附件？最简单的办法就是将文件直接拖到你正在写的邮件的对话框中。比较稳妥的，是点击上方工具栏中的“附加文件”按钮。如果文件较多，建议打成一个压缩包再发送。我的习惯是，如果附件超过五个，我就一定会打包先~~需要注意的是，如果需要将其它邮件作为附件添加到你的邮箱中，除了使用上方的“附加项目→Outlook项目”外，也可以将邮件直接拖到你的新邮件中。

7、最后需要说明的是，邮件内容白纸黑字，是不容抵赖的。所以，一定要字斟句酌，好好想想怎么说先。写好以后，最好再通读一遍，看是否有笔误。虽然笔误不是大毛病，但总显得你写邮件不仔细，如果经常发生笔误，还会给人留下工作不认真的印象。给别人也就算了，如果给上级留下坏印象，是会影响年底加薪的哦~~~