办公室人员如何转达会议通知

1、拿到会议通知，首要的任务当然是仔仔细细的通读一遍啦。读的过程中可以拿铅笔标记重点。关键点有：会议名称、时间、地点、参会人员、会期、主持人、会议要求等。还要注意通知后续有没有参会回执。

2、读完后，根据会议等级，参会人员人数，参会时间等决定是简单的电话通知就可以还是必须先发送信息，再电话确认。一芫王墙错般来说，例会性质的会议，人数少则直接电话通知，表明时间地点即可；人数多的话，请群发吧，小伙伴们。另外小范围的、非正式的会议也可采用这种方式。但如果是正式发文，一般属于上级会议通知，会议名一大段，开会地点都会比较陌生，开会时间还会涉及签到时间、开会时间，还可能是一个时间段，直接电话通知的话光记时间地点就累了。所以这时候推荐先短信通知，再电话确认。

3、打电话、写短信的一些小技巧。打电话的话左手通讯录，右手会议要点（建议简易自制一个会议要点模板）就搞定了。信息书写顺序：称蠢腙苍桫呼-会议名-参会时间地点-（会期）-参会人员-（主持人）-要求-其他。常用格式如：你/您好XX，办公室收到一个关于XX的会议通知。会议时间地点：X月X日（星期X）？:00，在XX签到，？:00正式开会，（会期XX天）。参会人员：XX、XX、XX。要求XX。

4、发完短信后几分钟，打电话确认是否查看过信息。若涉及参会回执，就需据回执问题进行沟通，并口头传达一些并未显示在信息中的注意事项，如涉及食宿、交通的问题等。

5、参会回执的处理。这个根据具体要求进行，一般发传真就搞定了。